INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO CEARÁ

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Instrução Normativa Nº 8/2023

Dispõe sobre o Plano de Contratações Anual no âmbito do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Ceará – IFCE.

O PRÓ-REITOR DE ADMINISTRAÇÃO E PLANEJAMENTO, no uso das atribuições que lhe confere o § 5° do art. 87 do Regimento Geral, resolve:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º Esta instrução normativa visa a estabelecer procedimentos e orientar sobre a adequada elaboração do Plano de Contratações Anual (PCA) no âmbito do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Ceará – IFCE, considerando o que disciplina o Decreto nº 10.947, de 25 de janeiro de 2022, que regulamenta o inciso VII do caput do art. 12 da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021.

Art. 2º Cada unidade do IFCE deverá elaborar anualmente o respectivo PCA, contendo as contratações para o exercício subsequente.

Art. 3º Para os fins desta instrução normativa, considera-se:

autoridade competente: Pró-Reitor de Administração e Planejamento ou Diretor-Geral, que possuem poder de decisão, indicados formalmente como responsáveis por autorizar as licitações, os contratos ou a ordenação de despesas realizados no âmbito IFCE, ou, ainda, por encaminhar os processos de contratação para as centrais de compras de que trata o art. 181 da Lei nº 14.133, de 2021, no âmbito da Reitoria ou das unidades do IFCE;

requisitante: servidor público representante de unidade setorial responsável por identificar a necessidade de contratação de bens, serviços e obras e requerê-la;

área técnica: agente ou unidade setorial com conhecimento técnico-operacional sobre o objeto demandado, responsável por analisar o documento de formalização de demanda, e promover a agregação de valor e a compilação de necessidades de mesma natureza;

documento de formalização de demanda: documento que fundamenta o plano de contratações anual, em que a área requisitante evidencia e detalha a necessidade de contratação;

plano de contratações anual: documento que consolida as demandas planejadas pela unidade do IFCE para contratação no exercício subsequente ao de sua elaboração;

setor de contratações: Diretoria de Administração ou Departamento de Administração que é a unidade responsável pelo planejamento, pela coordenação e pelo acompanhamento das ações destinadas às contratações, no âmbito da Reitoria ou das unidades do IFCE.

sistema de planejamento e gerenciamento das contratações: ferramenta informatizada integrante da plataforma do Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais - Siasg, disponibilizada pelo Ministério da Economia, para elaboração e acompanhamento do plano de contratações anual pelas unidades do IFCE;

§ 1º O requisitante deverá ser designado pela autoridade competente da unidade setorial para registro das necessidades no sistema de planejamento e gerenciamento das contratações;

§ 2º Os papéis de requisitante e de área técnica poderão ser exercidos pelo mesmo agente público ou unidade, desde que, no exercício dessas atribuições, detenha conhecimento técnico-operacional sobre o objeto demandado, observado o disposto no inciso III do caput.

CAPÍTULO II

DOS PROCEDIMENTOS DE ELABORAÇÃO

Art. 5º O requisitante deverá participar de reuniões de alinhamento e orientações sobre o PCA, realizadas pelo setor de contratações.

Art. 6º Para elaboração do plano de contratações anual, o requisitante preencherá o documento de formalização de demanda no PGC com as seguintes informações:

justificativa da necessidade da contratação;

descrição sucinta do objeto;

quantidade a ser contratada, quando couber, considerada a expectativa de consumo anual;

estimativa preliminar do valor da contratação, por meio de procedimento simplificado, de acordo com as orientações da Secretaria de Gestão da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia;

indicação da data pretendida para a conclusão da contratação, a fim de não gerar prejuízos ou descontinuidade das atividades da unidade;

grau de prioridade da compra ou da contratação em baixo, médio ou alto, de acordo com a metodologia estabelecida pelo IFCE, anexa a esta instrução normativa;

indicação de vinculação ou dependência com o objeto de outro documento de formalização de demanda para a sua execução, com vistas a determinar a sequência em que as contratações serão realizadas; e

nome da unidade do requisitante ou técnica com a identificação do responsável.

Parágrafo único. Para cumprimento do disposto no caput, as unidades do IFCE observarão, no mínimo, o nível referente ao Padrão Descritivo de Materiais ou à descrição dos serviços e das obras dos Sistemas de Catalogação de Material, de Serviços ou de Obras do Governo Federal.

Art. 7º O documento de formalização de demanda poderá, se houver necessidade, ser remetido pelo requisitante à área técnica, para fins de análise, complementação das informações, compilação de demandas e padronização.

Art. 8º. As informações de que trata o art. 6º serão formalizadas no PGC até 1º de abril do ano de elaboração do plano de contratações anual.

Art. 9º Encerrado o prazo previsto no art. 8º, o setor de contratações consolidará as demandas encaminhadas pelos requisitantes ou pelas áreas técnicas e adotará as medidas necessárias para:

agregar, sempre que possível, os documentos de formalização de demanda com objetos de mesma natureza com vistas à racionalização de esforços de contratação e à economia de escala;

adequar e consolidar o plano de contratações anual, observado o disposto no art. 5º do Decreto nº 10.947, de 25 de janeiro de 2022; e

elaborar o calendário de contratação, por grau de prioridade da demanda, consideradas a data estimada para o início do processo de contratação e a disponibilidade orçamentária e financeira.

§ 1º O prazo para tramitação do processo de contratação ao setor de contratações constará do calendário de que trata o inciso III do caput.

§ 2º O processo de contratação de que trata o § 1º será acompanhado de estudo técnico preliminar, termo de referência, anteprojeto ou projeto básico, considerado o tempo necessário para realizar o procedimento ante a disponibilidade da força de trabalho na instrução do processo.

§ 3º O setor de contratações concluirá a consolidação do plano de contratações anual até 30 de abril do ano de sua elaboração e o encaminhará para aprovação da autoridade competente.

CAPÍTULO III

DA APROVAÇÃO

Art. 10. Até a primeira quinzena de maio do ano de elaboração do plano de contratações anual, a autoridade competente aprovará as contratações nele previstas, por meio do PGC, observado o disposto no art. 6º do Decreto nº 10.947, de 25 de Janeiro de 2022.

§ 1º A autoridade competente poderá reprovar itens do plano de contratações anual ou devolvê-lo ao setor de contratações, se necessário, para realizar adequações com as áreas requisitantes ou técnicas, observado o prazo previsto no caput.

§ 2º O plano de contratações anual aprovado pela autoridade competente será disponibilizado automaticamente no Portal Nacional de Contratações Públicas, cujo endereço de acesso estará disponibilizado na página oficial do IFCE.

CAPÍTULO IV

DA REVISÃO E DA ALTERAÇÃO

Art. 11. Durante o ano de sua elaboração, o plano de contratações anual poderá ser revisado e alterado por meio de inclusão, exclusão ou redimensionamento de itens, nas seguintes hipóteses:

no período de 15 de setembro a 15 de novembro do ano de elaboração do plano de contratações anual, para a sua adequação à proposta orçamentária do IFCE encaminhada ao Poder Legislativo; e

na quinzena posterior à publicação da Lei Orçamentária Anual (LOA), para adequação do plano de contratações anual ao orçamento aprovado para aquele exercício.

Parágrafo único. Nas hipóteses deste artigo, as alterações no plano de contratações anual serão aprovadas pela autoridade competente nos prazos previstos nos incisos I e II do caput.

Art. 12. Durante o ano de sua execução, o plano de contratações anual poderá ser alterado, por meio de justificativa aprovada pela autoridade competente.

Parágrafo único. O plano de contratações anual atualizado e aprovado pela autoridade competente será disponibilizado automaticamente no Portal Nacional de Contratações Públicas, cujo endereço de acesso estará disponibilizado na página oficial do IFCE.

CAPÍTULO V

DA EXECUÇÃO

Art. 13. O setor de contratações verificará se as demandas encaminhadas constam do plano de contratações anual anteriormente à sua execução.

Parágrafo único. As demandas que não constarem do plano de contratações anual ensejarão a sua revisão, caso justificadas, observado o disposto no art. 12.

Art. 14. As demandas constantes do plano de contratações anual serão formalizadas em processo de contratação e encaminhadas ao setor de contratações com a antecedência necessária ao cumprimento da data pretendida de que trata o inciso V do caput do art. 6º, acompanhadas de instrução processual, observado o disposto no § 1º do art. 9.

Art. 15. A partir de julho do ano de execução do plano de contratações anual, os setores de contratações elaborarão, de acordo com as orientações da Secretaria de Gestão da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia, relatórios de riscos referentes à provável não efetivação da contratação de itens constantes do plano até o término daquele exercício.

§ 1º O relatório de gestão de riscos terá frequência mínima bimestral e sua apresentação deverá ocorrer, no mínimo, nos meses de julho, setembro e novembro de cada ano.

§ 2º O relatório de que trata o § 1º será encaminhado à autoridade competente para adoção das medidas de correção pertinentes.

§ 3º Ao final do ano de vigência do plano de contratações anual, as contratações planejadas e não realizadas serão justificadas quanto aos motivos de sua não consecução, e, se permanecerem necessárias, serão incorporadas ao plano de contratações referente ao ano subsequente

CAPÍTULO VI

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 16.  Ficam dispensadas de registro no plano de contratações anual:

as informações classificadas como sigilosas, nos termos do disposto na Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, ou abrangidas pelas demais hipóteses legais de sigilo;

as contratações realizadas por meio de concessão de suprimento de fundos, nas hipóteses previstas no art. 45 do Decreto nº 93.872, de 23 de dezembro de 1986;

as hipóteses previstas nos incisos VI, VII e VIII do caput do art. 75 da Lei nº 14.133, de 2021; e

as pequenas compras e a prestação de serviços de pronto pagamento, de que trata o § 2º do art. 95 da Lei nº 14.133, de 2021.

Parágrafo único. Na hipótese de classificação parcial das informações de que trata o inciso I do caput, as partes não classificadas como sigilosas serão cadastradas no PGC, quando couber.

Art. 17.  Os casos omissos serão dirimidos pela Pró-Reitoria de Administração e Planejamento – PROAP.

Art. 18.  Fica revogada a Instrução Normativa nº 07/2019/DIRAD/PROAP/IFCE, de 12 de setembro de 2019.

Art. 19.  Esta instrução normativa entra em vigor a partir da sua publicação no Boletim de Serviços Eletrônico.

Documento assinado eletronicamente por Reuber Saraiva de Santiago, Pró-Reitor(a) de Administração e Planejamento, em 01/03/2023, às 10:13, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade do documento pode ser conferida no site https://sei.ifce.edu.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0 informando o código verificador 4588189 e o código CRC 6FA5B88B.

Anexo

METODOLOGIA PARA DEFINIÇÃO DO GRAU DE PRIORIDADE DA CONTRATAÇÃO

GRAVIDADE: a intensidade, profundidade dos danos que a ausência da compra ou da contratação pode causar se não se atuar sobre ela; 

A pontuação da gravidade varia de 1 a 5, conforme a seguinte escala:

1. Sem gravidade;
2. Pouco grave;
3. Grave;
4. Muito grave;
5. Extremamente grave.

URGÊNCIA: o tempo para a eclosão dos danos ou resultados indesejáveis se não se atuar sobre o problema; 

A pontuação da urgência varia de 1 a 5, sendo:

1. Pode esperar;
2. Pouco urgente;
3. Urgente, merece atenção em curto prazo;
4. Muito urgente;
5. Necessidade de ação imediata.

TENDÊNCIA: o desenvolvimento que o problema terá na ausência da compra ou da contratação.

A pontuação da tendência também varia de 1 a 5. O critério é:

1. Não mudará;
2. Vai piorar em longo prazo;
3. Vai piorar em médio prazo;
4. Vai piorar em curto prazo;
5. Vai piorar rapidamente.

A definição da prioridade da compra ou da contratação depende do resultado da multiplicação dos valores associados aos critério de gravidade, urgência e tendência.

Portanto:

• Se gravidade x urgência x tendência for maior ou igual a 100, então a prioridade é alta.
• Se gravidade x urgência x tendência for maior ou igual a 50 e menor do que 100, então a prioridade é média.
• Se gravidade x urgência x tendência for menor do que 50, então a prioridade é baixa.

Para a aplicação da metodologia, disponibiliza-se a planilha Metodologia de definição do grau de prioridade da contratação.